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Reconnaissance d'une activité de formation continue pour les membres par le fournisseur

Critères à respecter
Documents à joindre
Présenter ou modifier une demande
Que dit le règlement?
  • La demande de reconnaissance dont il est question dans cette section est celle présentée par un fournisseur.
  • Il s'agit d'une organisation ou d'un individu qui souhaite obtenir une reconnaissance, par l'Ordre, pour une activité de formation à l'intention des membres.
  • La reconnaissance d'une activité est uniquement valable pour la période de référence en cours.

Critères généraux et renseignements à fournir

Voici quelques informations utiles à lire avant de présenter votre demande.

Votre demande doit répondre aux critères ci-dessous, lesquels servent à l'étude de la demande et donc, à établir, ou non, la reconnaissance de l'activité. 

CRITÈRE 1 - L'existence d'objectifs de formation et leur nature

Les visées doivent avoir un lien avec les activités professionnelles exercées par les membres.

On distingue deux types d’exercice: direct et indirect

Visées en lien avec l’exercice direct

L’exercice direct concerne les activités professionnelles qui s’exercent directement auprès d’une clientèle. Les activités de formation traitent de sujets en lien avec:

  • Les processus et les méthodes d’évaluation
  • Les processus et les méthodes d’intervention
  • Les étapes d’une démarche en thérapie conjugale et familiale
  • Les modèles spécifiques en thérapie conjugale et familiale
  • Les aspects déontologiques, politiques, légaux et organisationnels de la pratique
  • Les problématiques individuelles, conjugales, familiales, collectives
  • Les problématiques sociales ayant un impact sur les couples, les familles et les systèmes dont ils font partis
  • Les champs de pratique
  • Les enjeux éthiques

Visées en lien avec l’exercice indirect

L’exercice indirect concerne les activités professionnelles des membres qui offrent des services à une organisation à vocation sociale, d’enseignement ou de recherche fondamentale, ou à une entreprise. Les activités de formation continue traitent de sujets en lien avec:

  • La gestion dans le réseau public et communautaire
  • La recherche
  • L’élaboration et la mise en œuvre de programmes
  • L’enseignement
  • La supervision
  • L’ensemble des sujets énumérés concernant l’exercice direct

CRITÈRE 2 - Le contenu et la description de l'activité

Lorsqu’une activité de formation concerne l’exercice de la profession de travailleur social ou de thérapeute conjugal et familial, le contenu doit tenir compte des paradigmes, théories et modèles et s’appuyer sur la recherche (données probantes, meilleures pratiques, etc.). 

 

CRITÈRE 3 - La compétence et les qualifications du formateur

Les formateurs, conférenciers ou organisations (dans le cadre d’un congrès, par exemple) doivent avoir les compétences requises et les qualifications nécessaires pour offrir l’activité pour laquelle une demande de reconnaissance est demandée. L’appréciation des formateurs et des conférenciers, de même que des organisations, est appréhendée de manière différente selon le type d’activité pour lequel une demande de reconnaissance est présentée.

 

CRITÈRE 4 - Le cadre pédagogique: cohérence et pertinence

L'activité de formation doit intégrer des principes propres à la formation aux adultes. L’ensemble des éléments constituant le cadre pédagogique de l’activité doit être cohérent avec les objectifs d’apprentissage. Ce cadre tient compte des différents styles et cycles d’apprentissage, respecte les principes structurants de l’intervention pédagogique et intègre plusieurs formules pédagogiques.

 

CRITÈRE 5 - La qualité du matériel didactique

Le choix du matériel didactique utilisé dans le cadre de l’activité de formation, soit l'ensemble des supports pédagogiques ou matériels, dont les manuels, les documents, le matériel audiovisuel, etc., doit faciliter l'enseignement et l'acquisition de concepts, d'habiletés et d'attitudes (compétences) par les participants. Il est utile et cohérent avec le cadre pédagogique. 

 

CRITÈRE 6 - L'attestation de participation ou de réussite

Une attestation doit obligatoirement être remise à chaque participant, sans frais. Le modèle d'attestation de présence qui sera remis au participant (et au formateur, le cas échéant) comprend minimalement le nom du participant, le titre et le numéro de l'activité émis par l'OTSTCFQ, la date (de participation ou de réussite) et le nombre d'HFC. Ce document permet de démontrer que le membre a participé ou réussi l'activité. Le relevé de notes est une attestation Le relevé de notes est une attestation.

Exemples

Exemple d'activités qui seraient reconnues

  • Les activités suivantes, offertes par des établissements d'enseignement, des organismes, des institutions spécialisées ou des individus, pourraient faire l'objet d'une demande de reconnaissance :
    • Cours
    • Séminaire
    • Activité de formation structurée offerte en milieu de travail
    • Colloque
    • Conférence
    • Congrès

Exemple d'activités qui ne seraient pas reconnues

  • Un cours qui n'est pas en lien avec l'exercice de la profession (cours de littérature ancienne, de théologie, cours de pilates, etc.)

 

 

Faire une demande de reconnaissance

En plus de répondre aux exigences ci-dessous, les documents requis doivent respecter les critères généraux de reconnaissance des activités de formation. Ils varient selon le type d’activité faisant l'objet de la demande de reconnaissance.

S'il s'agit d'un cours

  1. Information sur le contenu de l’activité :

Plan de cours :

  • Description de l’activité
  • Objectifs d’apprentissage (élaborés en respectant minimalement les deux critères suivants : l’apprenant est le sujet, le verbe décrit un résultat via un comportement observable
  • Description des éléments constituant le cadre pédagogique en incluant l’horaire détaillé du déroulement de l’activité comprenant la séquence des thèmes abordés et des formules pédagogiques. Le cadre tient compte des différents styles et cycles d’apprentissage, respecte les principes structurants de l’intervention pédagogique et intègre plusieurs formules pédagogiques (ex : démonstration théorique, discussion, travail d’équipe, étude de cas, exercices, etc.)

Description du matériel didactique (l'ensemble des supports pédagogiques ou matériels dont les manuels, les documents, le matériel audiovisuel, etc.) doit faciliter l'enseignement du formateur et l’acquisition de concepts, d’habiletés et d’attitudes (compétences) chez les participants (apprenants). Il est utile et cohérent avec le cadre pédagogique.

  1. Modalité d’évaluation (le cas échéant)
  2. Références bibliographiques
  3. Prérequis
  4. Curriculum vitae de tous les formateurs
  5. Formulaire d’évaluation de l’activité qui sera remis aux participants
  6. Modèle d’attestation de présence ou de réussite qui sera remis au participant (et au formateur, le cas échéant) qui comprend le nom du participant, le titre de l’activité, la date, le numéro de reconnaissance de l’activité ainsi que le nombre de HFC
  7. Information relative au mode de contrôle de participation ou de présence à l’activité

S'il s'agit d'une conférence

  1. Information sur le contenu de l’activité :
  • Description de la conférence
  • Objectifs d’apprentissage visés
  • Éléments de contenu
  • Horaire
  1. Références bibliographiques
  2. Curriculum vitae de tous les formateurs
  3. Formulaire d’évaluation de l’activité qui sera remis aux participants
  4. Modèle d’attestation de présence ou de réussite qui sera remis au participant (et au formateur, le cas échéant) qui comprend le nom du participant, le titre de l’activité, la date, le numéro de reconnaissance de l’activité ainsi que le nombre de HFC
  5. Information relative au mode de contrôle de participation ou de présence à l’activité

S'il s'agit d'un congrès

  1. Programme détaillé du congrès :

Information générale sur l'événement :

  • Objectifs d’apprentissage visés
  • Description
  • Horaire

Information spécifique pour chaque activité :

  • Courte description
  • Courte biographie ou curriculum vitae des formateurs, conférenciers et panélistes
  1. Formulaire d’évaluation de l’activité qui sera remis aux participants
  2. Modèle d’attestation de présence ou de réussite qui sera remis au participant (et au formateur, le cas échéant) qui comprend le nom du participant, le titre de l’activité, la date, le numéro de reconnaissance de l’activité ainsi que le nombre de HFC
  3. Information relative au mode de contrôle de participation ou de présence à l’activité

Autre type d'événement (colloque, symposium, journée thématique)

  1. Programme de l'événement :

Information générale sur l'événement :

  • Objectifs d’apprentissage visés
  • Description
  • Horaire

Information spécifique pour chaque activité (programme) :

  • Descriptif de l'activité
  • Références bibliographiques, source d'information (savoir pratiques - expérientiels)
  • Courte biographie ou curriculum vitae des formateurs, conférenciers et panélistes
  • Durée de l'activité
  1. Modèle d’attestation de présence ou de réussite qui sera remis au participant (et au formateur, le cas échéant) qui comprend le nom du participant, le titre de l’activité, la date, le numéro de reconnaissance de l’activité ainsi que le nombre de HFC
  2. Information relative au mode de contrôle de participation ou de présence à l’activité

 

Créer votre dossier fournisseur 

  1. Rendez-vous sur Créer votre dossier fournisseur
  2. Complétez le formulaire
  3. Cliquez sur Enregistrer et payer puis complétez le paiement (100$ + taxes = 114,98$)
  4. L’Ordre traite la demande dans un délai de 7 jours à partir du moment où la demande est reçue
  5. Un courriel vous sera acheminé pour vous fournir votre numéro de fournisseur
  6. Votre numéro de fournisseur en main, vous pourrez déposer vos demandes de reconnaissance via votre dossier fournisseur.

Les frais d'ouverture de dossier fournisseur sont applicables une seule fois et valables pour toutes les périodes de référence.

Déposer une demande de reconnaissance

  1. Rendez-vous sur votre Espace fournisseur
  2. Cliquez sur Demande de reconnaissance
  3. Cliquez sur Faire une nouvelle demande
  4. Remplissez le formulaire en vous référant à la section Directives particulières ci-dessous
  5. Joignez les documents requis à l’aide du bouton Télécharger
  6. Cliquez sur  Enregistrer et payer puis complétez le paiement
    N.B. Puisqu’aucun remboursement n’est accordé pour une demande de reconnaissance refusée, assurez-vous préalablement que l’activité répond aux exigences relatives aux demandes de reconnaissance
  7. Dès la réception de la demande, un accusé de réception est émis par l’Ordre
  8. L’Ordre traite la demande dans un délai de 60 jours à partir du moment où la demande est complète
  9. Consultez l’Espace fournisseur pour connaître l’évolution du traitement de la demande
  10. Une fois que votre activité est reconnue, ajoutez une session pour faire apparaître l’activité au catalogue

Compléter le formulaire en ligne

Information sur le fournisseur

Le fournisseur ou le demandeur peut être un individu ou une organisation. Il est l’entité responsable de l’activité de formation qui fait l’objet de la demande; idéalement, il en détient les droits d’auteurs. Un fournisseur peut présenter plusieurs demandes de reconnaissance pour différentes activités. À ce moment, il utilise toujours le même nom de fournisseur. À partir du moment où le fournisseur se voit attribuer un numéro, il inscrit celui-ci sur la demande de reconnaissance.

Identification de la personne ressource

La personne ressource est l’individu que l’Ordre contacte pour toute forme de communication. Cette personne peut être la même que le fournisseur, si celui-ci est un individu.

Informations sur l’activité

  • Le titre 

Le titre figurant sur le formulaire sera celui inscrit dans le programme et dans le catalogue. Il évoque clairement le descriptif de l’activité.

  • Les sujets

Les sujets serviront au repérage des activités dans le catalogue. Proposez les sujets spécifiques qui correspondent le mieux à l’activité. L’Ordre se réserve le droit de les modifier.

  • Activités reconnues par l’Ordre des psychologues du Québec (OPQ)

Puisque des membres de l’OTSTCFQ sont aussi titulaires d’un permis de psychothérapeute, cette mention au catalogue leur permet de trouver des activités qui répondent aux exigences de formation continue en lien avec leurs deux permis. Dans l’éventualité où une activité est reconnue par l’OPQ après qu’elle ait été inscrite au catalogue de l’OTSTCFQ, le fournisseur doit en aviser l’OPQ pour que cet élément d’information soit ajouté au catalogue.

  • Activité accréditée pour la médiation familiale

Il faut cocher NON à cette section.

  • Activité offerte en établissement

Des employeurs peuvent être intéressés à offrir des activités de formation en établissement ou encore, des individus peuvent vouloir organiser ou suggérer à leur employeur une activité en milieu de travail. Cette information permet de repérer cet attribut lié aux activités de formation. 

  • Clientèle cible

Cette rubrique du catalogue permet de savoir à qui s’adresse la formation et qui peut s’y inscrire. Les activités peuvent s’adresser à une ou plusieurs clientèles. Il peut s’agir de travailleurs sociaux, de thérapeutes conjugaux et familiaux ou du public (autres professionnels ou grand public). Des précisions sur la clientèle peuvent être indiquées sous la rubrique Description de l’activité.

  • Prérequis

Il se peut qu’il y ait des conditions à remplir pour assister à l’activité, par exemple, avoir suivi une activité de formation (activité préalable) ou détenir un certain nombre d’années d’expérience de travail.

  • Description de l’activité

Cette description devrait contenir les éléments suivants : objectif général (la visée), principaux thèmes et modalités pédagogiques. Elle indique de plus à qui s’adresse l’activité (intervenants, coordonnateurs, gestionnaires, etc.) et si elle est plus spécifiquement conçue pour un niveau débutant, intermédiaire ou avancé. Le libellé de la description doit être clair et dans un français soigné puisqu’il sera retranscrit dans le catalogue. Cette brève description sert à la fois à informer les membres et à les inciter à s’inscrire à votre activité. L’Ordre se réserve le droit de demander des modifications au fournisseur ou encore de faire des changements mineurs sans préavis.

  • Objectifs de l’activité et leur formulation

Il s’agit de décrire les objectifs d’apprentissage. Ils peuvent être spécifiques ou plus généraux. Chaque objectif est présenté sous forme d’énoncé d'intention décrivant le résultat attendu à la suite de l’activité de formation. Il décrit ce que l'apprenant devra savoir ou saura faire à l’issue de l’activité. L’objectif d’apprentissage comprend :

1) Un verbe d’action décrivant un résultat attendu chez l’apprenant via un comportement observable

2) Un contenu, objet de l’apprentissage 

L’Ordre se réserve le droit de faire des corrections mineures sans préavis ou encore, de demander des modifications au fournisseur.

  • Environnement pédagogique

Puisque les environnements pédagogiques (ou modes de diffusion) sont maintenant variés, des précisions doivent être apportées à cet effet.

En salle signifie que tous les apprenants et le ou les formateur(s) sont réunis dans un même lieu. Puisqu’un seul choix est possible, dans le cas où votre activité s’offre aussi en simultané (ou visio-conférence), veuillez l’indiquer dans les documents joints à votre demande pour que l’Ordre puisse clairement l’indiquer dans le catalogue.

À distance réfère à un mode qui permet à un étudiant d’apprendre seul ou en situation de collaboration, avec du matériel didactique approprié, avec différents moyens de communication et avec le soutien à distance de personnes-ressources. Les apprenants ne sont pas en présence du formateur.

Une activité en direct implique l’utilisation de technologie puisque ces activités sont diffusées par l’intermédiaire d’Internet, d’un intranet ou d’un autre média électronique. Il peut s’agir, par exemple, d’un Webinaire, d’une classe virtuelle, etc.

Une activité en différé est généralement pré-enregistrée et accessible par Internet et peut être visionnée au moment souhaité, autant de fois que souhaité sur une période déterminée.

Hybride veut dire que l’activité prévoit des moments de formation en salle et des activités à distance (en direct ou en différé).

En simultané (ou visioconférence) signifie que les apprenants sont réunis dans différentes salles et qu’ils suivent tous la formation en même temps. Ils peuvent être, ou non, en présence du formateur. Puisqu’un seul choix est possible, dans le cas où votre activité s’offre aussi en salle, veuillez l’indiquer dans les documents joints à votre demande pour que l’Ordre puisse clairement l’indiquer dans le catalogue.

  • Durée

La durée de l’activité indique le nombre total d’heures où les participants se trouvent en situation d’apprentissage. Les temps de repas ne sont pas inclus. Les temps de pause n’ont pas à être exclus, mais ceux-ci ne doivent pas excéder 15 minutes par trois heures de cours. La durée doit aussi être établie pour chaque journée de formation.

Inscription de l’activité au catalogue 

Toutes les activités ne figurent pas nécessairement au catalogue. Il est donc important de préciser si, oui ou non, vous désirez que l’activité y soit inscrite.

Identification des formateurs

Si vous n’avez jamais donné de formation dans le cadre de notre programme, choisissez « Nouveau formateur » dans le menu déroulant. Vous devrez alors joindre une courte biographie à votre demande de reconnaissance. Cette biographie sera affichée au catalogue

Dans le cas d’un cours, d’un séminaire ou d’une conférence, seuls les formateurs apparaissant sur le formulaire sont autorisés à donner l’activité de formation. Assurez-vous qu’ils figurent tous au formulaire.

Dans le cas d’un événement (colloque, congrès, journée thématique), inscrivez l’organisation responsable de l’événement. Une description est nécessaire dans tous les cas. Cette description précise l’expérience et les qualifications de la personne ou de l’organisation qui offre l’activité.

Joindre des documents supplémentaires

  1. Rendez-vous dans l’Espace fournisseur
  2. Cliquez sur Demande de reconnaissance
  3. Cliquez sur Ajout de documents à une demande de reconnaissance
  4. Choisissez Ajouter des documents manquants à une demande existante
  5. Sélectionnez le numéro et le titre de l’activité
  6. Joignez les documents requis à l’aide du bouton Télécharger
  7. Cliquez sur Enregistrer et Téléverser
  8. Un courriel de confirmation est envoyé

Présenter des observations

  1. Rendez-vous dans l’Espace fournisseur
  2. Cliquez sur Demande de reconnaissance
  3. Cliquez sur Ajout de documents à une demande de reconnaissance
  4. Choisir Présenter des observations écrites suite à la réception d’un avis
  5. Sélectionnez le numéro et le titre de l’activité
  6. Cliquez sur Enregistrer et Téléverser
  7. Un courriel de confirmation est envoyé
  8. L’Ordre traite la demande dans un délai de 60 jours à partir du moment où il reçoit les observations

Ajouter, modifier ou supprimer une session

  1. Rendez-vous dans l’Espace fournisseur
  2. Cliquez sur Ajout ou modification d’une session
  3. Choisissez l’activité et le numéro d’activité à l’aide de la flèche
  4. Choisissez Ajouter, Modifier ou Supprimer une session en cliquant sur le bouton désiré

Frais

Les frais varient en fonction de la durée de l’activité. Des rabais peuvent aussi être applicables.

Étude de demande de reconnaissance valable pour une période de référence visée de deux ans 

  • Pour une activité dont la durée est de 1 à 3,5 h (195,00 $ + taxes) = 224,20 $
  • Pour une activité dont la durée est de 4 à 7 h (une journée) (270,00 $ + taxes) = 310,43 $
  • Pour une activité dont la durée est de plus d’une journée (310,00 $ + taxes) = 356,42 $

Un rabais de 50 % vous est accordé si vous faites une demande de reconnaissance pour les deux clientèles (droits acquis ET travailleurs sociaux/thérapeutes conjugaux et familiaux). Afin de vous prévaloir de cet avantage, communiquez avec nous, par courriel, à info.formationcontinue@otstcfq.org pour obtenir votre code promotionnel.

Un rabais de 10 % vous est accordé à partir de la 6e demande de reconnaissance. Afin de bénéficier de cette réduction, communiquez avec nous, par courriel, à info.formationcontinue@otstcfq.org pour obtenir votre code promotionnel.

La reconnaissance est valable pour la période de référence en cours de deux ans. Une demande de renouvellement doit être présentée pour la période de référence suivante. 

En cas d'annulation ou de refus

Aucun remboursement n’est accordé pour une demande de reconnaissance refusée.

L’annulation d’une demande est possible tant que l’étude de la reconnaissance n’est pas débutée. Il est possible de connaître à quelle étape en est rendu le traitement de la demande en consultant l’Espace fournisseur.

Si le statut indique – Demande de reconnaissance à l’étude - cela signifie qu’aucun remboursement ne peut être accordé.

Toute demande d’annulation doit être faite par courriel à info.formationcontinue@otstcfq.org;

  1. Les frais d’ouverture de dossier ne sont pas remboursables (100 $ + taxes)
  2. Des frais de 45 $ (+taxes) s’appliquent pour une demande d’annulation
  3. Le remboursement est fait par chèque

Service de gestion des inscriptions (optionnel)

L’Ordre offre un service de gestion des inscriptions. Ce service comprend :

  • Le prélèvement des frais d'inscription (par carte de crédit seulement)
  • La transmission périodique du nombre de participants inscrits
  • La transmission de la liste finale des participants 14 jours avant la tenue de l’activité
  • La gestion des annulations selon la politique en vigueur à l'OTSTCFQ
  • L'envoi des attestations de participation (par courriel)
  • La retransmission de documents (ex. : attestation, reçu) selon la politique de l’Ordre

Tarif

Le tarif de base est de 250 $ (+ taxes) par session de formation. Ce montant est payable au moment de présenter une demande d’ajout de session de formation. S’ajoutent au tarif de base des frais de service équivalents à 3,5 % du montant total des sommes perçues. Notez qu’en cas d’annulation d’une session, ces frais s’appliquent.

Pour vous prévaloir du service de gestion des inscriptions :

  1. Rendez-vous dans l’Espace fournisseur;
  2. Cliquez sur Ajout ou modification d’une session;
  3. Cochez Inscriptions gérées par : l’Ordre, au moment de remplir le formulaire en ligne.

Les exigences relatives aux délais

6.      La demande de reconnaissance d’une activité de formation qui n’est pas prévue au programme d’activités de formation continue adopté par l’Ordre doit être présentée par écrit à l’Ordre dans un délai d’au moins 60 jours précédant la tenue de l'activité de formation.

7.      (…) L’Ordre doit, lorsqu’il entend refuser la demande, aviser le demandeur par écrit et l’informer de son droit de présenter des observations écrites dans un délai de 15 jours suivant la date de réception de l’avis.

9.      L’Ordre décide d’une demande de reconnaissance présentée conformément aux exigences de la présente section et il transmet sa décision par écrit au demandeur dans un délai de 60 jours suivant la date de réception de la demande ou des observations écrites.

Les exigences relatives aux critères à respecter et aux renseignements à fournir

5.      L’Ordre adopte un programme d’activités de formation continue reconnu aux fins de l’application du présent règlement. À cette fin, l’Ordre détermine les activités de formation continue constituant le programme en considérant les critères suivants:

  • l’existence d’objectifs de formation et leur nature;la compétence et les qualifications du formateur, lesquelles doivent être en lien avec le sujet traité
  • le cadre pédagogique
  • la qualité du matériel didactique fourni
  • la reconnaissance de la participation à l’activité de formation ou de sa réussite

7.      La demande de reconnaissance présentée conformément aux exigences de la présente section doit contenir les renseignements suivants :

  • une description complète de l’activité de formation et les motifs permettant d’établir qu’elle répond aux critères énumérés à l’article 5
  • la durée de l’activité de formation
  • le nom et les coordonnées du formateur, de l’établissement d’enseignement, de l’organisme ou de l’institution spécialisée qui offre l’activité de formation continue
  • tout autre renseignement ou document jugé pertinent à la reconnaissance de l’activité de formation
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